Wer braucht eine E-Mail Signatur?
E-Mails, die mit geschäftlichem Hintergrund versendet werden, haben in der Regel eine Signatur. In dieser Signatur finden sich neben dem Unternehmensdaten Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners und sonstige Daten und Fakten.
Was da an praktisch und ansprechend erscheint, ist für viele Unternehmen durchaus nötig, da vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Fehlen hier trotz Pflicht die nötigen Angaben, dann drohen empfindliche Abmahnungen mit Kosten von bis zu 5.000 Euro.
E-Mail Signatur auf Vollständigkeit prüfen
Grundsätzlich muss jedes Unternehmen, welches im Handelsregister eingetragen ist, auch eine formal richtige Signatur in sämtlichen E-Mails angeben. Diese müssen folgende Daten beinhalten:
- Der exakte Name des Unternehmens inklusive der Rechtsform (so, wie auch im Handelsregister eingetragen)
- Die Anschrift des Unternehmens
- Das Registergericht und die zugehörige Nummer (wieder gleicher Eintrag, wie im Handelsregister)
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Die Namen sämtlicher Geschäftsführer, sofern vorhanden auch die vollständigen Namen aller Aufsichtsratsvorsitzenden
- Ist der Gesellschafter keine natürliche Person (beispielsweise bei einer GmbH), müssen alle Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft gemacht werden.
Nicht zwingend notwendig, aber dennoch zu empfehlen sind folgende Daten:
- Telefonnummer
- Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Webseite(n)
Alle Daten müssen als Text eingefügt werden, Grafiken mit entsprechenden Inhalten sind nicht zulässig. Grafiken, beispielsweise vom Firmenlogo, können jedoch ergänzend eingebracht werden.
Ein Link zu den gefragten Informationen ist unzulässig.
Ausnahmen von der Pflicht
Wer im Rahmen eines Einzelunternehmens selbstständig ist oder freiberuflich arbeitet, der kann auf diese Signatur verzichten, sollte es aber nicht. Denn die Signatur ist, abgesehen von der Pflicht, durchaus praktisch. Sie ergänzt jede E-Mail unmissverständlich um Kontaktdaten und Ansprechpartner und erspart bei eventuellen Rückfragen langes Suchen. Aus diesem Grund ist die Signatur auch für private Mails durchaus zu empfehlen.
Einmal eingerichtet, erscheint eine Signatur immer automatisch in jeder neuen E-Mail und ist daher im täglichen Gebrauch erfreulich unkompliziert.